להאזנה:
שיפור זרימת עבודת העסק שלכם יכול להיות המפתח להשגת יתרון בתחרות. זו הסיבה שעסקים מחפשים את השיטות העדכניות ביותר לאוטומציה של זרימות עבודה בסיסיות וכך לחסוך זמן לעובדים שלהם. אוטומציה יכולה להכריע על ביצועי עובדים טובים יותר ועל שיפור דיוק המשימות.
לצמצם שימוש בפעולות ידניות ולתת לטכנולוגיה לעשות את העבודה הנדרשת יכולים להקל על הלחץ על העובדים ולאפשר להם להתמודד עם משימות מורכבות יותר. רוצים לגלות כיצד אוטומציה עסקית יכולה לשפר את זרימות העבודה העסקיות שלכם ולהוביל לצמיחה מהירה יותר?
לכן הכנתי לכם את המדריך האולטימטיבי לאוטומציה עסקית שבסופו תמצאו גם סקירה מלאה עבור Zapier ו-Make (IntegroMat). נפתח במידע נוסף על אוטומציה עסקית.
מה זה אוטומציה עסקית?
אוטומציה עסקית מתייחסת לשימוש בטכנולוגיה שמבצעת משימות שחוזרות על עצמן ומספקה זמן עבודה בעל ערך גבוה יותר. כיום סוגים שונים של תוכנות אוטומציה מאפשרים לעסקים להפוך לאוטומטיים ללא השקעת סכומי עתק בבניית תוכנה ייעודית.
הסוגים השונים של אוטומציה עסקית כוללים אוטומציה בסיסית שעושה דיגיטציה למשימות שחוזרות על עצמן. תהליכי אוטומציה מתקדמים מתבצעים בדרך כלל באמצעות תוכנה ייעודית שמבצעת אוטומציה ומגבירה יעילות. פותחה אפילו אוטומציה של בינה מלאכותית שמשפרת זרימת עבודה של עסקים בעזרת למידת מכונה ויכולות בינה מלאכותית.
ניתן לחלק את תהליך האוטומציה העסקית לשלוש קטגוריות עיקריות:
• בשלב הראשון דרושים טריגרים להפעלת האוטומציה שלכם. זה יכול להיות מחובר לפונקציות כמו ביצוע הזמנה, קבלת דוא"ל או כל פעולות שהלקוח יוזם דרך דפי נחיתה.
• לאחר שהטריגר הופעל יש לבצע פעולה שתתחיל את האוטומציה. היא כוללת פעולות כמו שליחת מייל בחזרה, הגדרת תזכורות או ביצוע רכישות.
• כדי לשפר את האוטומציה העסקית ניתן לקבוע תנאים שונים לביצוע המשימות. התנאים קובעים את המסלול שהאוטומציה תאמץ.
כעת נבחן את היתרונות השונים שישכנעו אתכם לאמץ את השימוש באוטומציה עסקית.
יתרונות אוטומציה עסקית:
הזכרתי כמה יתרונות של אוטומציה עסקית, כמו ביצוע יעיל של משימות שחוזרות על עצמן ודיוק רב יותר בזרימת העבודה. הנה עוד כמה מיתרונות האוטומציה עבור העסק שלכם שחובה להכיר.
• הפחתת עלויות תפעול היא המטרה של כל עסק שרוצה להגדיל רווחים. בעזרת אוטומציה עסקית ניתן להגדיל את מספר השירותים הניתנים ללקוח ולהוזיל עלויות במקביל.
• אוטומציה עסקית הכרחית ליעילות המוגברת של העסק שלכם. היא מקלה על עומס העבודה של העובדים שלכם ומשפרת את התפוקה שלהם. לפי גרטנר, לפחות 69% מכל משימות הניהול יעשו אוטומטית.
• אמינות של זרימת העבודה היא יתרון משמעותי נוסף לשימוש באוטומציה עסקית. בעזרת זרימת עבודה אוטומטית ניתן להבטיח אמינות רבה יותר מאשר בעזרת שימוש בעובדים אנושיים. הסיכוי לטעות מצטמצם במידה ניכרת בעזרת תוכנת אוטומציה. כמעט 75% מבעלי העסקים אשר משתמשים באוטומציה מאמינים שביצוע באופן אוטומטי עוזר להגביר את היעילות של כל העובדים שלהם.
אילו פעולות יכולות להיעשות באופן אוטומטי:
להלן מספר מחלקות וסוגי זרימת עבודה שניתן לבצע באופן אוטומטי ובקלות באמצעות תוכנת האוטומציה העסקית.
• אוטומציה של מכירות היא הכרחית לכל עסק שמוכר מוצרים ברשת. בעזרת אוטומציה תוכלו למכור אלפי מוצרים ללא התערבות איש מכירות.
• כעת יותר ויותר עסקים מאמצים אוטומציה לשירות הלקוחות. בעזרת בוטים מופחת הלחץ על שירות הלקוחות באופן משמעותי.
• ניהול משימות הוא תחום חשוב נוסף שדורש אוטומציה כדי שתראו שיפור ומהירות תוצאות בעבודה. בין אם מדובר על מתן עדיפות למשימות, מעקב אחריהן או על האצלתם, הפתרונות האוטומטיים יעשו אותם עבורכם בקלות.
• הסירו את המערכות לניהול אישורים שגוזלות מכם זמן יקר והיעזרו באוטומציה עסקית לאישורים.
• במקום שתבזבזו זמן יקר על כתיבת דוחות לעסק שלכם תוכלו לבצע אוטומציה לדוחות אלה וכך לזרז את התהליך.
עשר אסטרטגיות מוכחות לאוטומציה עסקית מוצלחת:
1. תהליך קליטת העובדים והעסקתם
מחלקת משאבי אנוש של העסק שלכם מפיקה תועלת רבה מבניית זרימת עבודה לשם אוטומציה. היא יכול לכלול את התהליך המלא של גיוס עובדים וקבלתם. בין אם מדובר בניהול הצעות של מועמדים או הגשת הצעות למועמדים מצליחים, העסק שלכם נהפך בקלות לאוטומטי בעזרת כלי האוטומציה העדכניים ביותר.
ניתן לעקוב במהירות אחר ניתוח ביצועי עובדים ואחר ביקורות ביצועים בעזרת אוטומציה עסקית. ברגע שתיעזרו בכלי אוטומציה למשימות משאבי האנוש שלכם ביצועי העובדים ישתפרו באופן ניכר.
2. העברת קבצים אוטומטית:
הימים של העברת תיקיות וקבצים בין ארונות תמו; העברת קבצים דיגיטלית השתלטה על משימת העברת הקבצים החשובים שלכם. ניתן לשלב פלטפורמות כגון דרופבוקס וגוגל כדי לספק את האוטומציה הטובה ביותר להעברת קבצים.
פרוטוקול אוטומטי להעברת קבצים (AFTP) עוזר להעביר את הקבצים שלכם לשרת. תזמון משימות שקשורות להעברות קבצים כגון הורדת והעלאת קבצים גם נהיו מהירות יותר.
3. אוטומציה של יצירת דוחות:
הכרחי ליצור לעסק שלכם דוחות וגיליונות אלקטרונים בזמן. אם ברצונכם לוודא שהדוחות שלכם נוצרים בזמן ונשלחים למחלקה הנכונה אז זרימת עבודה אוטומטית של העסק היא הפתרון הטוב ביותר.
הגדירו את תוכנת האוטומציה כך שתחלק את הדוחות בזמנים מסוימים ביום. שיפור ביצועים ויעילות בעזרת יצירת קלה יותר של דוחות יגדילו לכם את העסק.
4. אוטומציה לדואר האלקטרוני:
בעזרת אוטומציה לאימייל תוכלו לארגן את תיבת הדואר הנכנס של העובדים שלכם. ניתן ליצור אוטומטית משימות והתראות שמקושרות לאימיילים.
ארגון ומענה קל יותר לאימיילים יפחיתו את עומס העבודה של העובדים שלכם.
5. אוטומציה לשיווק:
בין אם מדובר במשימות שדורשות זמן כמו יצירת לידים או יצירת מסעות שיווק מוצלחים, מחלקות שיווק מרוויחות משמעותית מאוטומציה עסקית. החידושים בתוכנות האוטומציה לשיווק מספקים לכם מעקב אחר יצירת לידים, חימום הלידים, מכירות וסגירתם בצורה מהירה יותר.
האוטומציה נותנת לכם להסיק תובנות ייחודיות לגבי הזמן שמושקע בתהליך המרת הלידים.
6. פגישות:
תיאום פגישות, לוחות זמנים וארגון פרטי האירוע יכולho להיעשות בקלות בעזרת תוכנות אוטומציה. תוכנות אוטומציה רבות נותנים לכם לנהל לקוחות ופגישות פנימיות ללא לחץ.
התקשורת וההתראות לפני ואחרי הפגישה יכולים גם להתנהל בעזרת פתרונות לאוטומציה עסקית.
7. הנהלת חשבונות:
חברות רבות עדיין טועות ומנהלות את פרטי הנהלת החשבונות ידנית. זה יכול להוביל לזמן מבוזבז ולשגיאות תכופות. בעזרת מערכת אוטומציה למשימות הנהלת חשבונות ניתן לשלוט בקלות על פעולות הנהלת החשבונות ועל הדוחות.
הקדשת פחות זמן לעיבוד חשבוניות ותשלומים היא יתרון נוסף לשימוש בתוכנות אוטומציה עסקית.
8. טיפול בקייסים:
בין אם מדובר בהחזרות או בתיקונים של כל אחד מהמוצרים שלכם, עיבוד הקייסים הוא משימה מפרכת שיכולה לצרוך זמן רב. החלת אוטומציה על משימות אלה תעזור להקל על עיבוד הקייסים עבור המוצרים שלכם.
זרימת עבודה אוטומטית שמטפלת בתביעות מובילה לשביעות רצון הלקוחות של העסק שלכם.
9. אישור תקציבים:
תהליך אישור התקציבים הידני שלכם יכול להיות קדחתני ומפרך. במקום ביצוע הקצאת תקציבים באופן ידני תוכלו לאשר תקציבים בעזרת זרימת עבודה מתקדמת ולהיעזר באוטומציה שמקצה את כל הכספים.
תוכנת אוטומציה עסקית מומלצת, מייק (Make) או זאפייר (Zapier):
אם הנכם מעוניינים בכלי האוטומציה חסרי קוד הטובים ביותר כדי שזרימת העבודה בעסק שלכם תהיה אוטומטית אז זאפייר ומייק (לשעבר אינטגרומט) הם אפשרויות מצוינות. מייק היו ידועים כאינטגרומט עד תחילת השנה האחרונה ומספקים ממשק ויזואלי לזרימת עבודה, בזמן שזאפייר משתמשים בגישת עיבוד רשימות לזרימת העבודה שלהם.
מייק היו ידועים בעבר בשם אינטגרומט אולם הם מיתגו את עצמם מחדש לגמרי בעזרת מספר שיפורים לשירות. הם יצרו אדריכלות חדשה לכלי האוטומציה שתענה על הביקוש הגלובלי הגבוה. תכונת "צוותים" נוספה גם למייק כדי לאפשר עבור צוותים בארגון שלכם גישה לתרחישים שונים.
לפניכם השוואה מפורטת שתעזור לכם לבחור את פתרון האוטומציה המתאים לצרכים שלכם.
אילו אפליקציות קיימות בכל אחת מתוכנות האוטומציה?
גורם מהותי שיש לקחת בחשבון לפני בחירה בתוכנת האוטומציה המתאימה הוא מספר השילובים הזמינים בין התוכנה ובין אפליקציות אחרות.
• מספר האפליקציות הזמינות לשילוב עם זאפייר נותנים להם יתרון משמעותי. מדובר בשלושת אלפים אפליקציות הכוללות אפליקציות פופולריות כמו Google Workspace או אפליקציות שלהן פחות משתמשים.
• בהשוואה לכך למייק מספר קטן יותר של אפליקציות שאותן ניתן לשלב אמנם תוכלו למצוא שם את הכלים השימושיים לניהול המשרד מרחוק ואת כל התוכנות שתצטרכו לניהול פרויקטים.
הביטו ברשימת האפליקציות שניתנות לשילוב עם זאפייר ומייק ותבדקו אם אלו שאתם זקוקים להן נמצאות וכך תבחרו בתוכנה שמתאימה לכם. על אף שניתן לשלב עם מייק פחות אפליקציות תוכלו למצוא שם את כל השילובים להם עסק זקוק על מנת לצמצם במהירות פערים נגד זאפייר.
שיטת העבודת במייק ושיטת העבודה בזאפייר
ההשוואה הבאה שעשינו הייתה האופן שבו האפליקציות הללו מגדירות את השילוב. זאפייר כינו את גישת השילוב שלהם "זאפ", בעוד מייק כינו אותם "תרחישים". אני מאמין אבל שבתחום זה יש למייק יתרון בכך שהם מספקים גישת זרימת עבודה אוטומטית מושכת יותר משל זאפייר.
• באמצעות מייק ניתן לגרור ולשחרר מודולים בועתיים שונים. בתחתית המסך שלכם זמינים גם כלים קטנים יותר להחלת מסננים נוספים.
• מצד שני, זאפייר נותנים לכם להתחבר לאפליקציות שונות באמצעות תפריט נפתח. אז תוכלו להגדיר בזאפייר טריגרים ופעולות לכל שילוב.
בדיקה:
טיפול בשגיאות הוא תחום נוסף שבו למייק יש יתרון ברור על פני זאפייר.
• דוחות הבדיקה של "זאפ" מעורפלים ולא בדיוק מספרים לכם מה הטעות שגרמה לשגיאה. צריך גם לעבור את שרשרת הפקודות השלמה של "זאפ" כדי למצוא את הפתרון לבעיה.
• בזמן השימוש במייק ניתן להריץ תרחישים שונים בעזרת כפתור "הרץ פעם אחת". אם צצות בעיות כלשהן במודולים אז יופיע סימן קריאה אדום עבור המודול שבו חלה השגיאה. תוכלו לקבל גם דוח שגיאה על ידי לחיצה על המודול.
טמפלייטים לאוטומציה בזאפייר ובמייק:
תוכלו אפילו לתת לזאפייר ולמייק לעשות עבורכם את כל עבודת האוטומציה השגרתית. לקבלת הביצועים הטובים ביותר, במקום ליצור אוטומציה בעצמכם השתמשו בתבניות ששתי אפליקציות אלו מספקות.
• לזאפייר גישה טובה יותר בנוגע לתבניות האוטומציה שהרי הם מציעים מספר תבניות גדול יותר ממייק. התבניות מופיעות בתחתית המסך.
• למייק מסך שונה לחיפוש התבנית לפני ההחלה. תמצאו אומנם אצל מייק את כל התבניות המרכזיות עבור האוטומציה של העסק שלכם.
מחירון וחבילות של מייק וזאפייר:
מייק היא האפשרות הזולה יותר מבניהם שהרי המחיר ההתחלתי של החבילות שלהם עומד על $9 ו-$29, בהתאם.
• לזאפייר חבילה בחינם; ישנן ארבע חבילות נוספות ולכל חבילת מנוי יש מספר מוגבל של "זאפים" ושל משימות. אבל ברגע שהמשימות שלכם ייגמרו תוכלו לקנות משימות נוספות ללא צורך בשדרוג התוכנית שלכם.
• מספר המשימות הזמינות בחבילה הבסיסית של זאפייר הוא 750 בלבד, כאשר 20 "זאפים" זמינים מדי חודש.
• מייק גוברים על זאפייר בכל הנוגע לתרחישים ללא הגבלה ומציעים 10,000 פעולות בחבילה הבסיסית במחיר $9 דולרים בלבד. מספר הפונקציות שמייק מספקים בחבילה אחת מספיק כדי למלא את כל צורכי האוטומציה של רוב העסקים.
• מייק מציעים גם מנוי בחינם ומגבילים את מספר ה"תרחישים" בכל חודש, אך המספר הגבוה של "תרחישים" שהחבילות שלהם מספקות מועיל לכל עסק.
לאחר ניתוח כל הגורמים ניתן לראות שמייק וזאפייר הם פתרונות מצוינים לאוטומציה של העסק שלכם. חווית המשתמש של שני כלי האוטומציה האלו זהה ביותר וכל שילובי האפליקציות החיונים נמצאים גם במייק.
אמנם לאחר שימוש נרחב בפתרונות אלו לאוטומציה של העסק שלי לדעתי מייק מספקים את השרות הטוב ביותר במחיר של $9 בלבד עבור 10,000 פעולות. רוב צרכי האוטומציה של העסק שלכם נכללים בפעולות ובתרחישים שמוצעים בחבילה הבסיסית של מייק.
מחירון חודשי Make:
מחירון חודשי Zapier:
עד כאן המדריך המלא להבנת אוטומציה עסקית ולבחירה בכלי האוטומציה המתאים לצרכי האוטומציה שלכם. כעת עליכם רק להחליט איזו תוכנת אוטומציה תספק את צרכי העסק שלכם.
